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組長手冊

首先先感謝你擔任這屆的組長!為了讓你能熟悉 COSCUP 有哪些相關的資源可以利用,請閱讀為你提供的「組長手冊」。

個人資訊

  1. 請先完成個人簡介,簡介內容需包含自我介紹技能年度期待 (參考:範例一範例二範例三
  2. 請閱讀「社群守則」並確認簽署。
  3. 請閱讀「資料保護原則」並確認簽署。

文件 / 雲端硬碟 / HackMD

大會期間各項文件紀錄會使用 Google 雲端硬碟建立與分享。部分會議記錄會使用 HackMD 作紀錄。

資料放置

Google 雲端硬碟上有過往年度的資料夾,可供歷史瀏覽查閱,但請注意個人資料機敏資訊請另外處理。

任務追蹤
  • 目前大會無統一規定使用特定工具作為任務追蹤或是管理系統,依各組自行決定即可。
  • 目前已知部分組別使用 Trello 作任務分派。

會議

大會通常在活動前一個月會每兩週開一次同步會議,活動倒數一個月時會改為每週招開。

各組會議由各組組長決定,如因跨組任務,可自行招集相關人員討論。如遇難以決定事項,可請求總召組列席參與。

有,會更好

志工服務平台

行政組會協助將你所屬的組別建立好,你可以到該屆所有組別列表找到。

招募與簡介

首先請先建立組別的簡介與招募資訊,編輯位置在組別頁面中的左側列表「設定」。這裡有兩個文字欄位可以編輯,分別是給未加入的組別招募訊息與志工加入後的組內資訊。

文字欄位都可支援 Markdown 語法。

加入組員

2023 年開始,欲加入的組員需完成個人簡介社群守則資料保護原則的簽署才可以申請加入。 在「設定」、「組員」的頁面可以管理組員。

coscup_volunteer_users_login

組員登錄的完整流程 [original]

招募作業

  • 各組目前無統一的招募規範,可自行發揮,但請多花點時間瞭解欲加入的組員,如無人力可處理組員招募作業,可請求行政組協助招募面談。
無法加入的狀況
  • 申請加入的過程中,申請簡介撰寫字數不足導致無法送出申請。
  • 部分人員可能會因為曾經違反社群守則(不只限 COSCUP)而無法加入。
退回志工資格
  • 請落實召募流程中所需填寫的資訊,請勿隨意填寫,如不符合規定,行政組將會退回該志工資格並請重新申請加入。

志工人才庫

在組頁面左側有「志工人才庫」的頁面,可挑選有在平台上提供能力屬性的志工夥伴。這裡的志工夥伴需組長主動去聯絡並說明任務,然後再請志工夥伴申請加入到您的組別。

退出組員

所屬組員因個人因素不如預期的貢獻而選擇退出組別參與,可直接在志工平台上退出該組員。

自動化

組員退出後,Google 雲端硬碟、工作人員郵件群組也會一併退出。

組專用信箱

如果有組信箱,可在組頁面下方看到「組別的 mailling-list」。如果需要申請其他的專用信箱或是組信箱,請聯繫行政組取得協助建立。

目前已知的組信箱

問題回報

  1. 如有遇到緊急狀況,請先在 Mattermost 中組長群先回報狀況。
  2. 以下組別可處理違反社群守則事件:總召組、行政組、議程組。

組員手冊

最後,也請花點時間閱讀一下「組員手冊」,感謝!