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行政組簡介與招募

行政組早期為總召秘書組,主要處理總召交辦事項。由於業務項目逐年趨近明確與規律,調整成獨立一組成為常態編制。

行政組的使命

希望透過改善行政效率的方式,協助其他組別增進,讓每年的籌備團隊能快速行動

行政組目前組內分類為三個任務組別:庶務組開發組招募組

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理想編制人數(不包含組長)應為 15 人。

各組工作項目

庶務組

主要處理項目為:

  • 雜項事物:活動場地責任險無線電通訊設備OSCVPass 回饋方案、志工服務台工作人員住宿接駁車安排交通費補助公告與辦理
  • 宴會籌備:前夜派對慶功宴
  • 會眾服務:親子遊樂園或工作坊療癒市集(按摩小棧、冥想正念、紅酒瑜伽)。

預計招募人數:

開發組

主要任務為增進組內或是大會行政流程效率,透過增進平台功能或是自動化應用協助其他組別的業務項目。

  • 平台管理:志工服務平台志工任務規劃親子遊樂園或工作坊與療癒市集報名預約系統電子報訂閱系統
  • 項目協助:財務請款系統發送大會電子報訊息通知(訂閱戶、平台志工、社群聯絡人、贊助商窗口)。

預計招募人數:

招募組

協助訂定招募流程、研討會社群攤位擺攤活動(與交流組合作)、改善志工平台招募或組員遴選流程。 目前招募組近兩年無合適人選協助,急需要你的熱情與貢獻!

預計招募人數:

其他參考訊息

籌備時程

COSCUP 通常會在每一年的農曆年後開始籌備,大會活動日會以:七月底或八月初的某週六與週日來選定(約在每年的 W30W31),行政組會需要在與大會一同啟動。

COSCUP 2024 預計在 2024/08/02 ~ 2024/08/03 於台科大舉辦。

會議規則與工作事項管理

離大會活動一個月、每兩週於週四晚上開會。離大會活動一個月、每週四晚上開會,每次會議時間為一個小時。

大會會議時間(理論上)會在週三晚上。

行政組主要使用 Trello 作為任務管理平台,運作的流程為:

  1. 開會前需更新任務卡片進度。
  2. 開會中建立與認領任務卡片。
  3. 開會後依放入該週預計完成之任務卡片、開始執行任務。

大會會建立 Google Drive 共用雲端硬碟,並建立各組工作資料夾。

團隊溝通方式

籌備期間主要是以 Mattermost 為主,線上案會議會使用 Google Meet。Telegram 為輔助使用工具。郵件群組為:secretary@coscup.org

Mattermost 是一套開放原始碼線上聊天服務,目前採用自架的方式使用,主要取代 Slack 免費版功能限制的問題。

大會活動日狀況

活動影像紀錄可以參考大會的 flickr 相簿 或是 YouTube 頻道

我適合加入嗎?

首先需要有熱情想要和我們一起辦活動,接下來對以上任務有所想法或是提供新的改善方式。行政組內的小組可以橫向移動參與是沒問題的!

如果你是第一次參與社群,對於籌辦或是工作任務有任何疑問,也歡迎直接找組長聊聊!

志工福利

交通費補助、住宿申請、志工時數證明、慶功宴、大會相關的紀念品 ... 等。

志工義務

參與志工主要貢獻熱情專業,我們很願意你來嘗試你的想法實現它。我們沒有打卡制,在每次開會時如果不能出席,提前告知即可,千萬不可無聲消失

如何申請加入

  1. 請先詳細閱讀「各組工作項目
  2. 前往志工平台登錄並完成自我介紹(需完成特定格式,請參考以下範本)。
  3. 與組長預約線上面談(需開視訊)或現場(可以請你喝咖啡)聊天時間:來信預約並附上志工平台上的個人介紹頁面
  4. 請等候通知!
自我介紹的範本
  1. 個人頁面編輯,可使用 Markdown 的語法排版。(語法參考
  2. 編寫內容請包含:自我介紹技能年度期待。(參考:範例一範例二範例三
  3. 編輯完後將個人介紹頁面網址附入來信預約時間。
組長聯絡方式
  • Toomore Chiang <toomore@coscup.org>
  • 地點以台北市為主。

⚠ 請勿使用學生帳號或是公司帳號註冊志工平台,可能會因為畢業或是離職造成帳號無法使用。

2023 Preparation 整地期間召募

已結束

整地期間已結束,請等候 2024 的活動公告。

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All services, [original]

行政組今年將持續精進,2023 年無休耕期,我們即將於 2023 年 9 月進入一段全新的整地期。這段時間將需要大量的腦力計算模擬和規劃,以確保接下來的計畫項目能夠順利展開。

在 2023 年,行政組負責多項重要服務,包括療癒市集(按摩、瑜珈、冥想)、一日志工、市集餐車、療癒講座、親子工作坊、前夜派對慶功宴交通費補助、志工住宿、交通接駁車、志工服務台。我們期待在這個充實的(累)一年中不斷進步,為各項服務注入更多活力。

接下來的整地期將分為數個關鍵階段,包括各專案文件的撰寫與歸檔、團隊協作平台的調整(從 Trello 轉向 GitHub Project)、行政組業務的介紹與檢視、以及重要的「社群志工」計畫和 2024 年計畫的提案。同時,我們也會提供必要的培訓,確保每位成員都能夠在整地期間充分發揮自己的能力。

我們誠摯邀請各專長領域的朋友加入行政組。整地期計劃將招募 5 位成員,並額外保留 3 個候補名額。整地期預計將於 2023 年 9 月 18 日開始運作,並在此期間結束後,您可以選擇直接成為 2024 年的組員,無需再參加 2024 年的甄選過程。

如果您對於這段充滿挑戰的整地期有濃厚興趣,邀請您附上一份 300 字內的自我介紹(請包含您在不同領域的專長至少二項)並挑選以下問題至少三題不限字數,並寄到:

  • "Toomore Chiang" <toomore@coscup.org>

至少三題不限字數回答

  1. 對於在有限時間內的挑戰,你會如何進行任務的第一步,並確保在時間內完成任務?
  2. 請描述一個你曾參與的專案或活動,你是如何規劃和執行的?
  3. 在壓力下,你如何處理工作或計劃的變動?
  4. 在遇到失敗時,你是如何處理的?
  5. 在團隊合作中,你如何確保各成員的意見被充分聽取?
  6. 請舉例說明你如何解決過去在活動或專案中出現的衝突或分歧?
  7. 請舉例說明你主動承擔額外責任或提出額外的創意。
  8. 你是如何在遇到困難或挑戰時保持積極的心態?
  9. 你如何處理來自不同方向的反饋和建議?
  10. 你如何確保在一個大型活動中不遺漏細節或重要步驟?
  11. 在規劃活動時,你如何平衡創新和實際可行性?
  12. 在與不同性格的人合作時,你如何調整你的溝通風格?
  13. 你對於自我成長和持續學習的態度是什麼?
  14. 你如何平衡個人目標和團隊目標?

關鍵字解說 Glossary

針對上述提到的工作事項作稍微詳細的說明。

活動場地責任險

協助調查場地(包含前夜派對)逃生與消費設備,並將產險公司合約書送至開放文化基金會簽章、完成投保。

無線電通訊設備

協助準備器材、中繼點建立、頻道配置、借還管理。

2023 預期目標
  • 目前器材已有固定志工夥伴協助,主要協助借還管理部分。
  • 中繼點看是否能建立,因為部分議程在跨棟教室。

OSCVPass 回饋方案

針對擁有 OSCVPass 資格的會眾提供回饋方案,曾經提供過的項目:每日提供一杯氮氣咖啡兌換、形象照拍攝、VIP room。

需協助規劃相關的回饋方案。

2023 預期目標
  • 詢問氮氣咖啡老闆今年讓我們提供一個攤位來販售氮氣咖啡是否可行,這樣就不用只有一台餐車在一樓位置(主要也是因為我們沒有借一樓位置)。
  • 或是攤位服務多元化,像是找牛肉麵或是常在手作市集上販售糕點的攤位來現場擺攤。

志工服務台

大會活動二日會有一個社群攤位擺攤,在現場介紹志工服務、招募,並處理志工任務點數兌換,OSCVPass 兌換券領取,療癒市集繳費。

工作人員住宿

調查合適的住宿地點,協助提供住宿名單。

2023 預期目標
  • 青年旅社或是通舖型的房型
  • 需場勘與符合消防法規之合格旅宿業者

接駁車安排

協助採購住宿地點到會場的工作人員交通接駁車。

2023 預期目標

如果今年的工作人員住宿分布在多個旅宿的情況下,會需要增加多個停靠站來提供接駁。

交通費補助公告與辦理

整理依出發地參考客運票價、調整志工交通費補助金額並公告。

交通費補助文件
2023 預期目標

今年需規劃將申請、車票回收、撥款整合到志工服務平台。目前都需要額外手動處理車票與撥款,需要改進這流程。

前夜派對

在活動前一日週五晚上一個喝酒隨意聊天的地方,不論隔天是否要參加 COSCUP,一杯酒的抵消、自由入場。

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2023 預期目標

往年都在掌門精釀啤酒微風松高店,但這個場地約 90% 都在戶外,天氣因素影響很大,但因為鄰近 101 有很好的景觀,對於台北以外的會眾或是海外講者來說是很好打卡的景點。

場地基本的需求:

  • 低消為飲料或餐點,自由空間不限制必須在座位上用餐。
  • 室內/戶外場地比率希望可達 50% 以上。

慶功宴

找外燴廠商來到台科大研揚大樓三樓走廊擺設,工作人員用餐地點在三樓最大間教室。另外會找調酒廠商來現場提供酒精飲料,他們設置的位置會希望較靠近茶水間。

2023 預期目標

往年都是找飛士蘭外燴家來,合作也沒有什麼太大的問題,照舊也可。唯一要改善的是慶功宴是接在場復之後,18:00 準時開動的時候可能還會有一些人員還沒結束手邊的工作,需要稍微注意剩下的主食給晚到的夥伴。

親子遊樂園或工作坊

遊樂園提供會眾能稍微將小朋友暫留的服務,我們會提供活動讓小朋友玩樂或是學習,但在 2021 疫情來襲後停辦這項業務。

2023 預期目標
  • 遊樂園因為疫情關係停辦,但 2023 或許可以評估恢復並以親子工作坊的方式試試。
  • 或是詢問教育或是工作坊相關的社群來幫忙設計課程。

療癒市集

包含了三個子服務:按摩小棧、冥想正念、紅酒瑜伽。主要是希望會眾兩天一整天都在會場,多提供他們平時難以實現的服務。

療癒市集主要圍繞在身體與心靈層面的放鬆(大腦已有大會議程進行更新)。按摩小棧是請伊甸基金會來現場提供按摩服務。冥想正念與紅酒瑜伽分別請到心理諮商師與瑜伽老師來協助。

會眾參與需額外報名,而志工夥伴則免費。

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2023 預期目標

希望新增「療癒講座」的項目,以「療癒」為主題並與 Open Source 相關的社會人文類型議題的講座。

志工服務平台

提供志工夥伴加入籌辦團隊,與提供相關的申請服務平台。

2023 預期目標

目前也在持續增補財務組的預算、報帳流程。今年希望能推出行動裝置版本(預計使用 Flutter),方便大會活動期間能操作流暢。

志工任務規劃

協助其他組別建立志工任務。志工任務的對象為非志工夥伴、但有興趣在活動日能協助幫忙部分事宜的會眾。

親子遊樂園或工作坊與療癒市集報名預約系統

課程上架、預約系統。遊樂園之前有建立系統,而療癒市集在 2022 年的時候是用傳統表單報名。

2023 預期目標
  • 預先報名、收取費用或是當天報名繳費的流程,以及報名後的憑證設計。
  • 或是在行銷組販售攤位繳費後提供數位憑證的方式進行。

電子報訂閱系統

由於 COSCUP 已不需報名就可參加,需要建立非活動期間的訊息通知管道,所以建立一個可以讓會眾訂閱電子報的系統。發送名單會與志工服務平台上人員合併一同寄送。

2023 預期目標

新增可以直接透過 OAuth 方式登入並完成訂閱流程。(使用者常常打錯郵件信箱。例如:gmail.con, gmali.com, gmail.com.tw

財務請款系統

在大會籌備期間的費用,在過往是使用 Google 表單處理。從 2022 年開始將這部分實作在志工服務平台上。

相關說明
2023 預期目標

預計完整的系統為三大部分:預算申請、請款系統(已完成)、報帳系統。

發送大會電子報訊息通知

協助各組或是大會公告訊息,目前累積每次發送不重複使用者約 3,000 份。

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2023 預期目標
  • 需將志工平台的使用者與電子報訂閱戶合併(剔除重複或無效信箱),再加入贊助商、社群聯絡人名單。
  • 贊助商與社群聯絡人名單需在志工服務平台建立輸入頁面,提供給贊助組議程組建立資料。
  • 發送內容能有一份網路版本(線上閱讀或文章形式)可供非訂閱戶瀏覽。

開源市集

希望能有一區是開源精神與市集活動相關,不論是開源點心、食譜、菜單或是技術書博等形式。預計一間教室的大小,約八攤左右的攤位,教室中間則提供小桌子供用餐聊天的場所。

2024 預期目標
  • 取代之前的餐車形式移到教室內呈現。
  • 招商說明書。