組別建立與設定¶
本文件主要引導設定志工平台的組資訊與操作。
在進行以下操作前，請預先準備或確認以下項目內容，在設定流程或之後行政組詢問時會用到。
準備項目
- 組別英文代碼。（預設：沿用前一年度）
- 預計招募人數上限。（達上限人數無法加入）
- 組別介紹、年度目標與招募內容。
- 是否需要行政組協助安排新人介紹課程。
加入組別¶
先以「組員」身份提出申請加入組別後，待行政組賦予「組長」權限。
組長權限定義
「組長」權限在權限賦予，因此抬頭為副手、小組長或等同於「組長」管理職能均適用。
前往 2024 組別列表
網址格式
- 組列表網址格式：https://volunteer.coscup.org/project/{年份}/
- 組頁面網址格式：https://volunteer.coscup.org/team/{年份}/{組別英文代碼}/
建立組別招募資訊¶
暫停！
開始操作以下設定前，請先稍候行政組完成「組長」權限賦權設定。
- ⓵ 登入組頁面，可透過年度組列表找到組別加入。
- ⓶ 在左側選單中找到「設定」連結連入。
- ⓷ 「給未加入的組別介紹」為招募內容填入位置。
- ⓸ 「給組員的組別介紹」組頁面首頁的公告內容。
- ⓹ 當完成 ⓷ ⓸ 項目後即可開始招募組員。
- ⓺ 在左側選單中找到「設定」連結連入，找到「組員」連入。
- ⓻ 「等待核准組員」為提出申請的志工，檢視後可選擇是否納入為組員。
- ⓼ 「已加入組員」為目前正式組員列表。
- ⓽ 審核、管理組員都在此頁面操作。
其他資訊¶
志工平台¶
當組員加入時...
- 新增至組郵件信箱
- 新增至大會全體人員信箱
- 加入到 Mattermost 年度頻道或發出建立帳號邀請
- 新增至共用雲端文件
- 新增至共用行事曆
退出組員
退出組員亦是在「組員」頁面操作，執行退出後，系統也會反向退出相關的連結帳號設定。
通訊錄¶
在組頁面左側「通訊錄」項目可檢視該組或其他組別的聯絡資訊。提供的資訊有組別、暱稱、 Mattermost 帳號。
郵件群組¶
每年度啟動會議後會將各組的郵件信箱清空歸零，待後續從志工平台加入正式成為組員後，系統會自動新增到所屬的組別郵件信箱中。 如有其他需求、名單類型的寄送方式（如：講者名單、社群聯絡人、贊助商），也可向行政組申請專用郵件群組信箱。
目前已知的組信箱
- 行政組 secretary@coscup.org
- 議程組 program@coscup.org
- 行銷組 marketing@coscup.org
- 贊助組 sponsorship@coscup.org
- 資訊組 it@coscup.org
- 紀錄組 documentary@coscup.org
- 財務組 accounting@coscup.org
- 場務組 service@coscup.org
- 製播組 streaming@coscup.org
- 交流組 engagement@coscup.org
- CoC 服務小組 coc@coscup.org
大會共用信箱
- 組長群 2024teamleaders@coscup.org
- 全體志工夥伴 2024staff@coscup.org
行事曆¶
自 2023 年開始，行事曆固定在同一本建立活動，各組的會議也請建立在此行事曆上。
最後¶
以上如有其他問題，請直接聯繫行政組協助，完成組別基本設定後，下一步請接著閱讀「組長手冊」。