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組別建立與設定

本文件主要引導設定志工平台的組資訊與操作。

在進行以下操作前,請預先準備或確認以下項目內容,在設定流程或之後行政組詢問時會用到。

準備項目

  • 組別英文代碼。(預設:沿用前一年度)
  • 預計招募人數上限。(達上限人數無法加入)
  • 組別介紹、年度目標與招募內容。
  • 是否需要行政組協助安排新人介紹課程。

加入組別

先以「組員」身份提出申請加入組別後,待行政組賦予「組長」權限。

組長權限定義

「組長」權限在權限賦予,因此抬頭為副手、小組長或等同於「組長」管理職能均適用。

coscup_volunteer_teamleader_login

登錄流程 [original]
網址格式
  • 組列表網址格式:https://volunteer.coscup.org/project/{年份}/
  • 組頁面網址格式:https://volunteer.coscup.org/team/{年份}/{組別英文代碼}/

建立組別招募資訊

暫停!

開始操作以下設定前,請先稍候行政組完成「組長」權限賦權設定。

coscup_volunteer_teamleader_login

組頁面操作引導 [original]
  • ⓵ 登入組頁面,可透過年度組列表找到組別加入。
  • ⓶ 在左側選單中找到「設定」連結連入。
  • ⓷ 「給未加入的組別介紹」為招募內容填入位置。
  • ⓸ 「給組員的組別介紹」組頁面首頁的公告內容。
  • ⓹ 當完成 ⓷ ⓸ 項目後即可開始招募組員。
  • ⓺ 在左側選單中找到「設定」連結連入,找到「組員」連入。
  • ⓻ 「等待核准組員」為提出申請的志工,檢視後可選擇是否納入為組員。
  • ⓼ 「已加入組員」為目前正式組員列表。
  • ⓽ 審核、管理組員都在此頁面操作。

其他資訊

志工平台

當組員加入時...

  • 新增至組郵件信箱
  • 新增至大會全體人員信箱
  • 加入到 Mattermost 年度頻道或發出建立帳號邀請
  • 新增至共用雲端文件
  • 新增至共用行事曆

退出組員

退出組員亦是在「組員」頁面操作,執行退出後,系統也會反向退出相關的連結帳號設定。

通訊錄

在組頁面左側「通訊錄」項目可檢視該組或其他組別的聯絡資訊。提供的資訊有組別、暱稱、 Mattermost 帳號。

郵件群組

每年度啟動會議後會將各組的郵件信箱清空歸零,待後續從志工平台加入正式成為組員後,系統會自動新增到所屬的組別郵件信箱中。 如有其他需求、名單類型的寄送方式(如:講者名單、社群聯絡人、贊助商),也可向行政組申請專用郵件群組信箱。

目前已知的組信箱
大會共用信箱

行事曆

自 2023 年開始,行事曆固定在同一本建立活動,各組的會議也請建立在此行事曆上。

最後

以上如有其他問題,請直接聯繫行政組協助,完成組別基本設定後,下一步請接著閱讀「組長手冊」。