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如何建立與執行工作項目

行政組主要使用 Trello 並使用看板(Kanban)來建立或管理工作項目,每二週的會議會檢視手上的工作項目目前的狀況來討論或是請求其他人的協助。

使用看板的方式不是要提高生產力,主要是讓工作任務可視化、讓團隊透過卡片的移動來了解一項工作事項的處理過程,並在處理的程序中發現有無可能改善的流程。

Note

詳細的介紹可以參考 Asana 對 Kanban 的介紹(雖然我們是用 Trello XD)

看板欄位

coscup_volunteer_process_management_1

Kanban 欄位與任務卡片

看板欄位依序為:Backlog、Todo、Doing、Review、Done。

  1. Backlog:將工作任務或是拆解成小任務放置等候處理的欄位。
  2. Todo:預計在未來的兩週或下次週會的期間預計要做的任務。
  3. Doing:正在開始進行的任務項目。1
  4. Review:任務完成,但還未在週會上回報的事項。
  5. Done:在週會上確認無誤後移到這個欄位表示完成。

Trello

Using Trello

可使用 Web 或是 App 的方式操作。

確認帳號

卡片建立

卡片標題簡短易懂,內容可以直接紀錄工作細節,或是附上文件連結都是可以使用的方式,或是習慣用 Checklist 的工作方式也可以隨意建立相關的工作事項。

Using Trello checklist

工作事項 Checklist

關聯卡片

卡片建立的規則可以專案活動建立一張卡片或是多張卡片透過關聯的方式建立,不論是哪種方式,只要可以方便工作事項的建立、追蹤即可。

Using Trello link cards

可以設定與另外一張卡片的關聯。

標籤分類

每一張卡片建立後,記得標記上標籤。點開卡片後,點選標籤,找到符合的該卡片的小組標籤。

Using Trello labels

設定標籤

將自己加入卡片

將自己加入到負責或是協助的卡片中。在卡片的右上方有 Join 按鈕可以直接加入,或是點擊 Members 將自己或是其他人加入。

Using Trello to join to cards

加入到卡片中

任務討論

若對於任務的討論有以下方式可以進行。

  • 直接在卡片中留言或提及相關人員。
  • 到行政組的頻道討論。
  • 寄信到 secretary@coscup.org 給所有組員一起討論。2
  • 或是建立會議線上討論!

  1. 這裡有限制,同時正在進行的項目每人最多兩張卡片 

  2. 回覆信件的時候也記得要用「回覆所有人」方式回信